Pengantar Pengelolaan Sistem
Banyak versi yang disampaikan mengenai pedoman
pengadministrasian sebuah sistem, baik itu berdasarkan platform sistem yang
digunakan maupun berdasarkan hal lain yang dianggap merupakan sebuah teknik
pengadministrasian sebuah sistem. Namun, ada beberapa kesamaan yang merupakan
dasar bagi pengelolaan administrasi sebuah sistem yaitu sebagai berikut :
o
Otomatiskan semuanya
o
Dokumentasikan semuanya
o
Komunikasikan selalu
o
Pahami sumber daya yang ada
o
Pahami pengguna sistem
o
Pahami bisnis yang berjalan
o
Keamanan tidak dapat dikesampingkan
o
Ramalkan terlebih dahulu
o
Perhitungkan hal-hal yang tak terduga
I. Otomatiskan Semuanya
Kebanyakan dari para sistem administrator (populer
: sysadmin) selalu dalam posisi kewalahan, entah itu oleh para pengguna sistem
yang harus dilayani terus-menerus dan kebanyakan tidak sabar menunggu, sistem
yang berjalan dan selalu memuntut perhatian dan pengawasan atau keduanya.
Pada keadaan tersebut di atas, proses otomatisasi akan sangat membantu
meringankan beban para sistem administrator ini. Ada
. Pengecekan dan pelaporan posisi disk space pada
harddisk di server
. Backup data
Daftar
tersebut jelas bukan daftar lengkap yang dapat dijadikan pedoman otomatisasi
sebuah sistem yang berjalan , banyak hal yang bisa digali dengan ketekunan
seperti mencari program yang sesuai, menulis script, atau mengekploitasi
kemampuan sistem yang ada untuk otomatisasi. Otomatisasi bisa sangat bermanfaat
dan memberi nilai layanan lebih bagi para pengguna sistem.
II. Dokumentasikan Semuanya
Kebanyakan kebiasaan sistem administrator adalah
menunda pendokumentasian aktifitas dengan berbagai alasan umum berikut ini :
“Saya akan kerjakan / dokumentasikan belakangan.”
“Mengapa harus ditulis ? Saya akan mengingatnya.” “Cukup saya simpan dalam
ingatan, untuk keamanan.”
Sayangnya komentar-komentar di atas biasanya tidak
berjalan seperti apa yang diucapkan tersebut. Seorang sistem administrator
tidak akan mengambil resiko dengan berkelakar, “Akan saya kerjakan nanti.”
Sebelum semuanya menjadi berantakkan sama sekali dan mungkin penyebabnya
sepele, kehilangan kesempatan untuk mendokumentasikan hal-hal yang penting.
Seorang sistem administrator mungkin dapat mengingat banyak hal dari
aktifitasnya mengelola sebuah sistem namun jarang ada yang memiliki ingatan photographic
memory seperti yang dimiliki Annemarie Schimmel, karena itu
pendokumentasian akan sangat penting. Lalu, apakah juga benar menyimpan
semuanya untuk diri sendiri ? Tidak juga, sekali waktu seorang sistem
administrator kunci tidak dapat datang ke kantor atau keluar dari tempat
kerjanya, akan diperlukan orang lain untuk menggantikan tugas-tugasnya mulai
dari maintenance hingga troubleshooting, saat itu dokumentasi
akan menjadi sebuah referensi berharga untuk menjaga keberlangsungan hidup dari
sistem yang dikelolanya.
Kebijakan
Kebijakan ditulis / disusun sebagai sebagai panduan
formal dan kejelasan hubungan antara komunitas pengguna komputer dengan sistem
yang dikelola.
Prosedur
Prosedur adalah langkah-langkah yang perlu diambil
untuk mencapai atau menyelesaikan sebuah tugas. Mungkin bisa berupa prosedur
backup, manajemen account user, troubleshooting dan banyak lagi lainnya
Perubahan
Sebagian besar waktu dari seorang sistem
administrator dihabiskan untuk membuat berbagai macam perubahan untuk berbagai
kepentingan. Mengkonfigurasi ulang server, tweaking, mengganti program
dan sebagainya.
Pendokumentasian sebaiknya menggunakan tatacara
penulisan yang teratur dan tetap. Tentunya karena kita tidak ingin kebingungan
dalam mencari informasi atas perubahan yang dilakukan beberapa bulan kebelakan
karena cara pendokumentasian yang tidak konsisten. Menimal sebuah
pendokumentasian memuat beberapa hal sebagai berikut :
o Nama / Inisial orang yang melakukan perubahan
o Tanggal perubahan dilakukan
Alasan perubahan tersebut dilakukan Contoh : DNA –
24-Okober-2003 : Perubahan IP Address untuk kepentingan segmentasi grup
pengguna berdasarkan departemen.
III. Komunikasikan Sebisa Mungkin
Komunikasikan sebisa mungkin aktifitas perubahan dari sistem jika hal
tersebut sudah menyangkut dengan para pengguna sistem. Sebuah perubahan kecil
yang dilakukan dan tidak diberitahukan kepada para pengguna sistem akan
mengakibatkan kebingungan bagi pengguna sistem yang ada.
Secara umum dapat diikuti pola pemberitahuan sebagai berikut :
1
Memberitahukan
kepada pengguna apa yang akan dilakukan
2
Memberitahukan
kepada pengguna apa yang sedang dilakukan
3
Memberitahukan
kepada pengguna apa yang telah selesai dilakukan
Memberitahukan
kepada pengguna apa yang akan dilakukan
Pastikan untuk memberi kesempatan yang cukup pada para pengguna sebelum
kita melakukan apa yang kita rencanakan. Minimal harus tercantumkan hal-hal
sebagai berikut :
o Perubahan yang akan dilakukan
o Kapan dan dimana perubahan akan dilakukan
o Mengapa perubahan tersebut perlu dilakukan
o Berapa perkiaraan waktu yang akan digunakan untuk melakukan
perubahan
o Apa pengaruhnya (jika ada) terhadap para pengguna sistem
o Kontak informasi / personel yang
bisa dihubungi bila ada pertanyaan
Berikut ini situasi rekaan sebagai contoh :
Di sebuah kantor terdapat sebuah program mail server, karena pengguna
email di kantor tersebut semakin banyak, program yang ada sudah tidak begitu
memenuhi kebutuhan tersebut. Sistem administrator memutuskan mengganti program
mail server tersebut menggunakan sebuah program baru sekaligus membuka layanan
web mail.
Mail Server Kantor akan
dinonaktifkan Senin Malam ini
Dimulai hari Senin, 24 Oktober 2010 pukul 17.00
akan dilakukan penggantian program mail server yang ada di kantor ini. Hal
tersebut dikarenakan program yang lama sudah tidak memadai lagi serta akan
dilakukan pembukaan layanan webmail dengan program yang baru ini.
Diperkirakan penggantian program mail server itu
akan memakan waktu 5 jam mulai pukul 17.00 – 23.00 WIB. Untuk sementara waktu
layanan email pada jam tersebut tidak akan berfungsi sama sekali.
Jika ada pertanyaan dan memerlukan informasi lebih
jelas dapat menghubungi sistem administrator di extension 1208.
Memberitahukan kepada pengguna apa yang sedang
dilakukan
Biasanya diumumkan di waktu terakhir menjelang dilakukannya perubahan
tersebut. Melanjutkan situasi rekaan sebelumnya, berikut ini adalah contoh dari
sebuah reminder.
Mail Server Kantor akan
dinonaktifkan
Diberitahukan sekali lagi bahwa mail server yang
akan mengalami penggantian mail server akan dinonaktifkan segera. Untuk itu
dapat dilakukan downloads/cek mail terakhir untuk menarik email dari
program server lama.
Diingatkan juga untuk tidak melakukan aktifitas
email sebelum adanya pemberitahuan lebih lanjut.
Dengan demikian para pengguna sudah mendapat
pemberitahuan yang cukup dan sistem administrator dapat melakukan aktifitas
perubahan yang diinginkan.
Memberitahukan kepada
pengguna apa yang telah dilakukan
Setelah selesai melakukan perubahan, seorang sistem
administrator harus memberitahukan hal tersebut kepada para pengguna sistem.
Dan bagaimanapun juga selalu tetap ada kemungkinan bahwa sistem yang baru saja
dirubah mungkin tidak berjalan sesuai dengan rencana. Sistem administrator harus
menjelaskan kemungkinan – kemungkinan tersebut dengan jelas.
Mengikuti cerita rekaan yang ada, berikut ini
contoh pemberitahuannya.
Penggantian Program Mail
Server telah Dilakukan
Perubahan atas program mail server telah dilakukan
dan aktifitas email telah dapat diilakukan kembali sebagaimana biasanya. Untuk
webmail dapat mengakses ke alamat http://mail/server. Untuk login dapat
menggunakan alamat email masing-masing, demikian juga dengan password.
Namun, ada beberapa kemungkinan untuk webmail tidak
dapat berjalan dengan baik jika digunakan dengan Internet Explorer versi 5.
Untuk lebih mudahnya para pengguna yang masih menggunakan Internet Explorer
versi 5 dapat menghubungi kami agar dapat dilakukan remote untuk mengupdate
Internet Exploler tersebut.
Untuk
menghubungi dan bertanya dapat menghubungi sistem administrator di line 1208.
IV. Kenali Sumber Daya yang Ada
Pengadministrasian sebuah sistem sebenarnya adalah
masalah dalam menyeimbangkan antara sumber daya yang ada dengan para pengguna
sistem juga dengan program yang digunakan oleh sumber daya tersebut.
Beberapa sumber daya yang sebaiknya kita kenali
antara lain :
1.
System
resources dari server (memori, kapasitas harddisk,
dll)
2.
Spesifikasi
komputer yang digunakan oleh pengguna
3.
Network
Bandwitdh
4.
Budget
IT yang tersedia
5.
SDM
yang ada untuk mengelola sistem
6.
Pengetahuan,
seperti dokumentasi sistem, buku-buku manual
7.
Para pengguna sistem
8.
Dan
lain-lain
V. Kenali Para Pengguna Sistem
Meskipun banyak orang cukup bingung dengan istilah
pengguna/user, pengguna/user adalah mereka yang menggunakan sistem dan sumber
daya yang disediakan, tidak lebih dan tidak kurang. Para
pengguna adalah pusat perhatian yang menentukan kesuksesan pengelolaan sebuah
sistem. Tanpa memahami para pengguna, bagaimana seorang sistem administrator
dapat memahami sumber daya yang mereka perlukan ?
Jadi
pastikan cukup waktu untuk memahami para pengguna sistem.
VI. Pahami Lingkungan Kerja
Entah seorang system administrator bekerja
untuk perusahaan besar , multinasional atau untuk komunitas kecil, dia tetap
harus memahami lingkungan tempat dia bekerja. Mengenai hal tersebut, bisa
disimpulkan dalam satu buah pertanyaan :
“Apa kegunaan /fungsi dari sistem yang tengah
dikelola ?”
Hal tersebut menjadi kunci untuk memahami fungsi
sistem untuk berbagai kepentingan secara umum misalnya sebagai berikut :
1.
Aplikasi
yang harus berjalan pada rentang waktu / periode tertentu (mingguan, bulanan,
semesteran atau tahunan)
2.
Waktu
yang tepat untuk melakukan dan menyelesaikan perawatan sistem
3.
Teknologi
baru yang tepat untuk digunakan dan menunjang
VII. Keamanan Tidak Dapat Dikesampingkan
Tidak menjadi masalah apa yang seorang system
administrator pikirkan tentang lingkungan dari sistem yang berjalan,
bagaimanapun dia tetap tidak bisa menjamin masalah keamanan 100%. Bahkan sebuah
PC yang tidak tersambung ke internet pun bisa menjadi masalah keamanan.
Karenanya, sangat penting untuk memperhatikan
implikasi keamanan dari apa yang telah dikerjakan oleh seorang system
administrator. Berikut ini ada beberapa point yang harus diperhatikan :
o Kemungkinan
jenis terjadinya ancaman kepada sistem yang tengah dijaga
o Lokasi,
jenis dan nilai data yang dimiliki oleh sistem
o Jenis
dan frekwensi akses terhadap sistem
Dan ketika seorang system administrator memikirkan
masalah keamanan, jangan keliru hanya mengasumsikan bahwa para pengganggu yang
mungkin menyerang sistem adalah dari luar perusahaan. Seringkali terjadi para
perusak tersebut muncul dari dalam perusahaan itu sendiri. Jadi ketika berjalan
mengelilingi kantor, perhatikan orang-orang yang ada dan ajukan pertanyaan pada
diri sendiri :
“Apa yang akan terjadi jika orang itu menembus
kemanan sistem ?”
Hal tersebut tidak berarti seorang system
administrator menuduh rekan kerjanya sebagai kriminal kantor. Itu hanya
berarti dia harus melihat dan membedakan tipe dan jenis pekerja yang ada
sehingga dapat menerapkan jenis keamanan yang cocok untuk digunakan.
Rekayasa Sosial
Reaksi pertama pada kebanyakan sistem administrator
ketika dihadapkan pada masalah keamanan adalah terkonsentrasi pada aspek
teknologi, padahal seringkali masalah kemanan tidak selalu muncul dari aspek
teknologi, melainkan dari aspek kemanusiaan atau sosial.
Orang-orang yang berniat untuk menembus keamanan
seringkali menggunakan aspek kemanusiaan untuk menembus aspek teknologi.
Seperti lampu lalu lintas, dari sisi kebijakan dan prosedur sebagai panduan
keamanan mungkin bisa dibilang baik. Namun, kebijakan dan prosedur tersebut
hanya akan berhasil jika orang-orang mengikutinya.
Tidak ada
jawaban yang mudah untuk masalah kemanan. Mendidik para pengguna mungkin dapat
membantu. Lakukanlah hal-hal yang dapat membuat komunitas pengguna sistem
peduli pada masalah kemanan dan rekayasa sosial.
VIII. Ramalkan terlebih dahulu
Jika seorang system administrator mengikuti
pedoman-pedoman yang sudah ada, mungkin dia akan menjadiseorang system
administrator yang hebat, tapi untuk saat itu saja. Sewaktu-waktu,
lingkungan akan berubah dansatu hari nanti system administrator yang
hebat itu akan terlihat demikian bodoh. Apa alasannya ? SystemAdministrator yang
hebat tersebut gagal untuk meramalkan perkembangan ke depan.
Sudah tentu, tidak ada yang dapat memperkirakan
masa depan akurat 100%. Namun, dengan hanya sedikitcurahan perhatian, akan
memudahkan seorang system administrator dalam membaca banyak
tanda-tandaperubahan.
Contoh:
Rencana pengembangan organisasi perusahaan atau ekspansi usaha dari perusahaan
merupakan tanda yangcukup jelas bahwa mungkin dalam waktu dekat ini harus
mengadakan training bagi para pengguna sistem baruatau penambahan unit komputer
baru.
IX. Perhitungkan yang Tak terduga
Meskipun kalimat “perhitungkan yang tak terduga” cukup aneh, hal
tersebut merefleksikan sebuah kenyatan yang harus sistem administrator pahami :
“Ada
Setelah datang masa yang nyaman selalu diiringi saat-saat tidak
menyenangkan adalah fakta kehidupan. Apa yang bisa diperhatikan oleh seorang system
administrator ? Jawabannya cukup fleksibel.
Meningkatkan kinerja
dengan banyak cara, yang membuat berbagai pilihan
menjadi mungkin untuk ditangani. Masalah kapasitas harddisk di server
misalnya, tidak ada kapasitas harddisk yang bisa memenuhi kepentingan
penyimpanan data dari hari ke hari terus menerus. Adalah logis jika pada satu
titik, sorang system administrator harus berhadapan dengan situasi
penambahan harddisk yang sangat diperlukan pada saat itu juga, bahkan
hanya untuk menampung data beberapa byte saja.
Apa yang bisa diperhitungkan dari kejadian yang
waktunya tak terduga seperti itu ? Seorang system administrator bisa
menyediakan persediaan harddisk dari budget yang ada misalnya.
Dengan mencoba untuk mengantisipasi masalah sebelum
terjadi, seorang system administrator akan ada dalam posisi siap untuk
merespon dengan cepat dan efektif, ketimbang jika dirinya dalam keadaan
terkejut.
